La pandemia les dejo a las empresas una nueva experiencia en trabajo remoto. Cada día las organizaciones por calidad de vida a sus empleados, caóticos sistemas de transportes en las grandes ciudades o la posibilidad de contratación de talento no residente en la ciudad sede elige este modelo de trabajo.
La empresa Nilsen en 2020 le preguntó a los líderes de los departamentos de Recursos Humanos sobre la experiencia del trabajo en casa y el 85% de los encuestados respondieron que el mayor reto fue el impacto en los recursos tecnológicos para cubrir las necesidades de los colaboradores para cumplir con sus metas desde casa y el 76% planteaba el reto de la gestión del conocimiento y como entregárselo a los empleados de manera fácil para la realización de sus labores. En lo que lleva el 2022 este modelo de trabajo híbrido o remoto continúa siendo protagonista en las grandes empresas como Amazon, el Grupo Virgin, Apple, Google, Aramco. Y no solo multinacionales internacionales, en Colombia empresas como Alpina, Grupo Bolívar, Ecopetrol, Bancolombia o Nutresa mantuvieron el modelo remoto o híbrido luego del levantamiento de la cuarentena por las ventajas y el aumento de la productividad.
¿Pero cómo entregarles a los colaboradores la información de manera efectiva y sencilla? La raíz de este desafío es que los empleados no tienen una forma consistente y confiable de obtener los datos que necesitan para mantenerse informados. En algunas organizaciones, esto sucede tan rápido que incluso comienza a amenazar la continuidad del negocio, especialmente a medida que más empleados confían en el lugar de trabajo digital para ser más productivos. Ahora, ante un aumento repentino y poco gradual de la importancia de la información esencial y crítica, independientemente de la fuente o formato que manejan las organizaciones, las empresas se están dando cuenta que las soluciones planteadas son insuficientes. Cualquier organización que preste valor a la Gestión del conocimiento cuenta con una plataforma de trabajo digital que incluye algún buscador empresarial. Usando palabras claves las compañías encuentran la información posiblemente descargando una herramienta rudimentaria para crear su propio buscador y permitir consultar diferentes fuentes. O por que no, se hayan decidido por otras herramientas más robustas almacenando su información fuera del sistema. Sin embargo, la respuesta no la encuentran en estas herramientas tradicionales.
Independientemente de la elección, en no todas las opciones del mercado de Búsqueda Empresarial, encuentran herramientas tan consistentes y robustas a las necesidades reales de las organizaciones. Existen parámetros fundamentales que se tienen que tener en cuenta para darle valor a la información, a los datos y sus fuentes. Una de ellas es la seguridad de los datos y el acceso de los usuarios según los permisos de los mismos. Esto debe aplicarse de forma rigurosa y de manera predeterminada. Contar con la mayor precisión en el resultado de las búsquedas para que los colaboradores hagan su trabajo de manera adecuada, efectiva y rápida. Esto requiere diferentes tipos de análisis lingüístico, preferiblemente listos para usar, para ahorrar tiempo en la implementación de la búsqueda empresarial. Al igual que la clasificación impulsada por algoritmos de aprendizaje automático, el cual debe estar disponible de forma inmediata para escenarios en los que un enfoque basado en reglas no es suficiente. También una visualización clara, flexible y ágil que permita dar soluciones a múltiples casos de uso en toda la organización.
Una sólida solución de búsqueda empresarial permite a los empleados encontrar rápidamente los documentos, el contenido y la información que buscan, en lugar de perder el tiempo tratando de comunicarse con otros empleados e interrumpir el flujo de trabajo de todos. Esto permite a las personas ahorrar un tiempo crítico que se puede utilizar para un trabajo más productivo y eficaz.
La búsqueda empresarial también permite a las organizaciones hacer visible el conocimiento y la experiencia de los altos directivos con el fin de que dicho conocimiento de la organización, no se pierda cuando los empleados ya no se encuentran en la organización. Con la solución de búsqueda empresarial IFindIT, los empleados actuales o futuros de la empresa pueden acceder fácilmente a la información y continuar haciendo las acciones y labores con facilidad. En la actualidad, es difícil saber con certeza cuánto tiempo productivo dejan los empleados sobre la mesa simplemente porque no pueden encontrar la información o el contenido que buscan. Lo que sí es claro es que con la rotación de los empleados dentro de las organizaciones es muy alto en todos los mercados y esto, si es posible de impactar favorablemente. La búsqueda empresarial proporciona un lugar central para encontrar todos sus archivos, documentos, presentaciones, hojas de cálculo, enlaces web y otros medios enriquecidos. Esto permite a los miembros del equipo acceder rápidamente a la información desde cualquier dispositivo, independientemente de su ubicación. Y facilitando ampliamente el trabajo híbrido y remoto de los colaboradores que no se encuentran dentro de las instalaciones de la empresa.
El conocimiento constante también se traduce en un mejor servicio al cliente y mejores tiempos de respuesta. Debido a que ahorran mucho tiempo, pueden concentrarse en lo que realmente importa y ayudar a la empresa a tener más éxito. Las organizaciones no solo necesitan permanecer híbridas o remotas para algunos de sus empleados, sino que, ahora, puede ser el momento perfecto para que las organizaciones inviertan en herramientas y tecnologías que mejoren directamente la eficiencia operativa. El impacto positivo en la continuidad del negocio, el ahorro de costos y el empoderamiento de los empleados puede ser enorme. Cuando los empleados tienen que pasar horas buscando un solo archivo, por ejemplo, la productividad cae en picada. Este es el caso de las organizaciones que utilizan decenas de herramientas sin una ubicación centralizada para buscar todos los datos que albergan. A su vez, tienen que pedir ayuda a otros miembros del equipo, lo que consume aún más tiempo y recursos. El resultado es que su lugar de trabajo digital se vuelve ineficiente y costoso. Las soluciones de fuerza de trabajo digital resuelven los problemas de productividad al permitir que los miembros del equipo accedan a lo que necesitan, automatizar tareas repetitivas y mucho más.
En conclusión, IFindIT facilita la búsqueda de información en sus documentos, como si se tratara de una búsqueda regular en internet. Incluso, la información más recóndita aparecerá fácilmente y estará disponible al servicio de las organizaciones desde cualquier lugar con acceso a internet. A través de la búsqueda de información con IFindIT, se puede acceder a toda la información de la organización sin hacer filtros complejos o buscando en diferentes fuentes de información. También se visualiza la información en tableros de control, donde se puede manipular los resultados mediante un intuitivo manejo gráfico o respuesta en texto.
Con IFindIT, los retos que impactan a las organizaciones con la fuerza laboral remota e híbrida en temas tecnológicos y de gestión de conocimiento son superados no solo dándole a las empresas los resultados anteriores a la nueva modalidad de ocupación, sino superando estos números en productividad y eficiencia.
Creangel Ltda